Установление Международных деловых  отношений  требует  использование документа, выданного на территории одного государства в официальных органах другого государства. Для этого необходимо легализовать данный документ.

      Легализация документа - это совершение ряда определенных формальных процедур для придания документу юридической силы на территории другого государства. Это означает, что документ, выданный, например, в Республике  Казахстан, имеет юридическую силу только на территории Республики Казахстан, где его можно полноценно использовать, но для его представления в официальные органы другой страны потребуется легализация.

Исключением из этого правила являются некоторые типы документов, которые не подлежат легализации, а также некоторые страны, с которыми у Казахстана заключен двусторонний договор, отменяющий требование легализации.

Легализация документа всегда осуществляется на территории только той страны, в которой он был выдан и/или оформлен.

​

В КАКИХ СЛУЧАЯХ ЛЕГАЛИЗАЦИЯ НЕ ТРЕБУЕТСЯ

Легализация документа не требуется только в трех случаях:

• когда учреждение, в которое вы представляете документ, не требует его легализации;

• когда между Казахстаном  и государством, на территории которого вы планируете использовать документ, заключен двусторонний договор, отменяющий требование легализации;

• когда легализация документа невозможна по причине его вида/типа/характера.

Во всех остальных случаях легализация документа для его отправки за рубеж обязательна.

​

ВИДЫ  ЛЕГАЛИЗАЦИИ

      В настоящее время правовое оформление получили два способа такого удостоверения документов - консульская легализация и  проставление апостиля.

      Выбор вида легализации в каждом конкретном случае зависит от страны назначения документа, т.е. страны, в официальные органы которой он будет впоследствии представлен.

 

КАК УЗНАТЬ НУЖНА КОНСУЛЬСКАЯ ЛЕГАЛИЗАЦИЯ ИЛИ АПОСТИЛЬ

      Если страна, в которой предполагается использовать документ, является участницей Гаагской конвенции 1961 года - значит нужен штамп "апостиль". В противном случае - консульская легализация.

      Если же страна, в которую вы готовите документ, не является участницей Гаагской конвенции, необходима консульская легализация. Это более сложная процедура, включающая в себя удостоверение документа в органах Министерства юстиции РК, органах МИД РК, а затем в консульстве страны назначения в РК. При этом документ будет иметь юридическую силу на территории только той страны, отметка консульства которой на нем стоит.

      Также выбор процедуры легализации может быть основан на типе документа, так как существует ряд документов, которые не подлежат ни консульской легализации, ни апостилированию. В основном это касается коммерческих документов: договоров, инвойсов, коносаментов, различных товарораспорядительных документов и других документов, связанных с внешнеэкономической деятельностью, и для них существует отдельная процедура - легализация документа в Торгово-промышленной палате РК (с недавних пор входит в состав Национальной экономической палаты Казахстана "Атамекен"), а затем в консульстве страны назначения. 

      В любом случае самым важным источником достоверной информации является организация, в которую должен представляться легализованный документ, т.к. иногда даже в пределах одного государства разные органы предъявляют разные требования к легализации иностранных документов. Поэтому вам необходимо уточнять требования к виду легализации в органе, в который собираетесь подавать легализованный документ.

 

ЧТО ТАКОЕ АПОСТИЛЬ

      Проставление штампа "Апостиль" (иногда данную процедуру также называют "упрощенная легализация" или "апостилирование") применяется для отправки документа в страны, присоединившиеся к Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года, отменяющей требование консульской легализации и вводящей процедуру упрощенной легализации - проставление штампа "Апостиль" .Согласно статье 5 Конвенции апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и в надлежащем случае, подлинность печати или штампа, которым скреплен этот документ.
Подпись, печать или штамп, проставляемые компетентным органом на апостиле, не требуют никакого дальнейшего заверения или легализации, а документ, на котором проставлен апостиль, может быть использован в любой из стран - участниц Гаагской Конвенции. 

    В соответствии с Постановлением Правительства РК № 545 от 24 апреля 2001 года в качестве организаций, обладающих полномочиями по проставлению апостиля определены следующие государственные органы:

• Министерство юстиции РК;

• Министерство образования и науки РК;

• Министерство внутренних дел РК;

• Комитет информации и архивов Министерства культуры и информации РК;

• Комитет по судебному администрированию при Верховном Суде РК;

• Министерство финансов РК;

• Генеральная Прокуратура РК;

• Министерство обороны РК;

Согласно Гаагской конвенции 1961 г., апостиль имеет форму квадрата со стороной не менее 9 см и должен соответствовать образцу, приложенному к Конвенции

 

ТЕКСТ АПОСТИЛЯ ДОЛЖЕН СОДЕРЖАТЬ

• Наименование государства, выдавшего апостиль

• Фамилия лица, подписавшего удостоверяемый апостилем документ

• Должность лица, подписавшего удостоверяемый апостилем документ

• Наименование учреждения, печатью/штампом которого скреплён документ, удостоверяемый апостилем

• Название города, в котором проставлен апостиль

• Дата проставления апостиля

• Название органа, проставившего апостиль

• Номер апостиля

• Печать/штамп учреждения, проставившего апостиль

• Подпись должностного лица, проставившего апостиль

 

      Апостиль может быть составлен как на одном из официальных языков Конвенции (французский либо английский), так и на национальном языке государства, проставившего апостиль. На практике надписи на апостиле часто дублируются на двух языках (одном из языков Конвенции и национальном).

      Заголовок «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)» должен быть дан на французском языке.

      Согласно Конвенции, апостиль проставляется на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом.

      На практике в различных государствах используются различные способы проставления апостилей: резиновый штамп, клей, (разноцветные) ленты, сургучная печать, рельефная печать, самоклеящиеся стикеры и т. д., а также в качестве приложения к документу, что осуществляется при помощи клея, крепёжных колец, скрепок и т. д.